При изключителен интерес премина първото от трите онлайн обучения по темата за законовите изисквания при преминаването към дигитален документооборот в местните администрации – в събитието се включиха близо 650 участника.
Модератори на срещата бяха председателят на ПК по дигитална и иновативна администрация към НСОЕБ и секретар на община Троян Цветелина Калчева и секретарят на Комисията и член на екипа на Сдружението Нели Стайкова.
Приветствие към присъстващите отправи и изпълнителният директор на НСОРБ Силвия Георгиева, която изтъкна, че с настоящото събитие се поставят основите на една системна дигитална трансформация, която не просто оптимизира процесите, но и повишава ефективността и сигурността на административните дейности.
„Методическите указания и задължителното разпореждане с рег. № МЕУ – 7794/29.05.2025 г. предопределят новата административна реалност, в която хартията остава в миналото, а електронното управление се превръща в стандарт. Квалифицираният електронен подпис (КЕП), интегрираните информационни системи (АИС) и електронното регистриране вече не са просто иновации, а задължителен елемент от работата на всяка административна структура“, заяви тя и добави, че целта на обучението е да разгледа практическото прилагане на тези изисквания.
Пред общините стоят споделените предизвикателства по гарантирането на безпроблемния преход и създаването на условия за ефективен електронен документооборот, който да улесни работата на администрацията и да подобри обслужването на гражданите, допълни Силвия Георгиева.
Тя информира, че екипът на НСОРБ ще подготви примерни вътрешни правила за организация на работа и работни процеси, които ще предостави на местните администрации.
Главният експерт в отдел „Политики, анализи и методология“, дирекция „Дигитална трансформация“ в МЕУ Мартин Попов запозна детайлно присъстващите представители на общините с рамката на методическите указания, както и предостави допълнителни разяснения по прилагането им.
Според РМС 171/17 март 2025 г., в срок до 31 декември 2025 г. общините следва да създадат необходимата организация за въвеждане на изцяло електронен вътрешен оборот на документи в ръководените от тях администрации при изпълнението на всички административни процедури, напомни експертът.
Бавното движение на документите, както трудното им проследяване и рискът да се изгубят при пренос, са основните проблеми при вътрешния обмен на документи на хартиен носител, заяви той и добави, че високите разходи за печатна услуга и архивирането също допринасят за неефктивността на процеса. Дигитализацията на документооборота не просто ще минимизира посочените фактори, но и ще осигури по-високо ниво на контрол.
Мартин Попов изтъкна, че администрациите следва да утвърдят свои правила за вътрешен оборот на електронни и хартиени документи, съответстващи на спецификата и особеностите на дейността им. Не се допуска обмен на документи на хартиен носител, освен в случаите, когато това е законово определено. Интегритетът и авторството на обменяните документи се установяват чрез КЕП.
Експертът презентира детайлно процесите по регистриране, движение и създаване на документи в АИС, както и обърна внимание на важни моменти при употребата на КЕП.
Новите документи се съставят само в електронен формат. Движението и съгласуването им се отразява в АИС. Подписването им се извършва от съответното лице, идентифицирано в системата с длъжност, звено и име. Съгласуването е форма на изразяване на становище за съгласие или несъгласие – за тази дейност задължително се прави регистрация за време и авторство на въвеждането и се удостоява с КЕП.
След успешна процедура по съгласуване и полагане на електронен подпис, документът постъпва в службата по регистрация на администрацията за обработка и предаване. При искане от страна на получателя за издаване на хартиено копие, то може да бъде издадено заверено на електронния оригинал, като това също се отбелязва в АИС. Срокът за съхранението на приетите и създадени електронни документи трябва да бъде не по-малък от 20 години.
За изпълнението на новите законови изисквания общините следва да изпращат уведомителни писма до министъра на електронното управление, съдържащи кратка информация относно създадената организация за въвеждане на дигитален документооборот, напомни още експертът.
В последвалата дискусия представителите на местните власти поставиха конкретни казуси, свързани с прилагането на новите законови изисквания, както и споделиха проблеми и предизвикателства, които срещат при организирането на новата електронна среда.
Поставиха се конкретни въпроси за нивата на достъп в системата, необходимо ли е двойно идентифициране с КЕП при съгласуване, има ли потенциални при прилагането на методическите указания. Участниците от общините заявиха, че най-голямото предизвикателство е липсата на подготвени експертни кадри в сектора.
Продължава провеждането на онлайн срещи по актуални въпроси, касаещи пряко дейността на общинските администрации в областта на електронното управление.
На 25 и 26 юни 2025 г. ще се проведат две онлайн срещи чрез платформата ZOOM:
-
25 юни 2025 г. (сряда) от 9:30 ч. до 12:30 ч. – Полезна информация при използването на RegiX и надграждането на Системата за сигурно електронно връчване чрез създаване на нови шаблони на съобщения;
-
26 юни 2025 г. (четвъртък) от 9:30 ч. до 12:30 ч. – Насоки и указания за поддържането на сигурни мрежи и системи за обработка на информация в общините за служителите по мрежова и информационна сигурност и представяне на проект на МЕУ „Прилагане на Директивата за МИС в сектора на производство, преработка и дистрибуция на храни в Румъния и България – INFORB“, финансиран по Програма „Цифрова Европа“.
НСОРБ благодари на МЕУ за готовността да подпомогне местните администрации в прилагането на нормативните изисквания в областта на електронното управление и осигуряването на киберзащита.
/ИИ/